辽宁省图书馆联合编目分中心工作情况介绍

辽宁省图书馆采编部

Internet的迅速普及为文献资源的共建共享创造了前所未有的机遇和条件，网络化的硬件环境提供了一个快速而有效的信息通道，使人们有可能象使用本地资源一样使用异地的文献资源。1998年起以国家图书馆联合编目中心为基地的全国图书联机联合编目通过Internet逐渐发展起来，当时我馆就加入了这一行列。馆领导要求我们，作为一个省级大馆不能仅仅被动地使用网上书目资源，同时也要为网络提供书目资源，为全国书目资源共建共享尽一份责任，以展示我馆的编目工作水平和技术水平，树立我馆在全国同行中的良好形象。同时，馆领导也给联合编目工作最有效的支持，在系统、设备、人员等方面给予充分满足，为开展联机联合编目工作创造了有利条件。2002年3月我馆开始与国家图书馆联合编目中心开展网上联机联合编目。通过几年来的实践，我们体会到网络资源供大家享用，但前提是要大家提供，因为图书出版量的增大，各类型图书馆藏书范围的有限和藏书内容的差异使得任何一个图书馆都不可能独立地承担资源的提供；联机联合编目资源共享在很大程度上改变了我们的工作习惯，提高了工作效率，督促我们提高编目的规范性、时效性，以及数据质量的一次性成功率。为适应网络环境，我们开展了以下工作：
1. 建立适应网络环境下联机联合编目的工作流程
工作流程的合理与否，直接关系到编目工作的进度与质量，合理的工作流程应考虑计算机编目系统功能的实现过程、考虑工作人员工作水平与工作能力的有效发挥、考虑编目工作质量、效率的提高。为适应网络环境下的远程联机联合编目对书目数据标准化程度高、时效性要强、数据质量的一次性成功率要高等要求，我们调整了原来的工作流程。我们认为经过调整的工作流程应基本达到工作程序最佳、人员结构合理、工作量均衡、工作流通畅。所谓工作程序最佳就是指在完成编目工作的过程中按照时间最短、效率最高、完成的工作质量最好来设计工作流程。所谓人员结构合理是指在编目工作过程中根据工作岗位对工作人员业务水平、工作能力的要求聘用恰当人员，即因岗用人，而不能像以往那样因人设岗，各岗位人员数量匹配。所谓工作量均衡，即确定各项工作需要的人数，使每个工作人员都能充分发挥作用，均衡地担负工作。所谓工作流通畅就是指在完成编目工作的过程中各个工序都没有积压和待工现象。
根据上述要求我们首先对原来的工作流程进行了调整，合并了部分工序，将全部编目工作按以下流程：新书编目（查重→标引→著录）→标引一校→标引二校→著录审校→数据上传→入藏验收(系统验收、馆藏分配→输出个别登记帐)→款目输出与检查→款目审校（标引、著录等）→图书加工（输出书标→贴书标→夹磁条→封胶带）→图书入藏（入藏分配→藏书入库前检查→入藏统计→办交书手续）。根据编目人员的业务水平、工作熟练程度、细心程度安排每个工作人员的工作岗位。新的工作流程对编目人员的结构提出了新的要求，对此我们大力加强人才队伍的建设，一方面组织编目员参加各种编目业务培训，并采用考试等方式督促编目员钻研业务；另一方面在实践中采用以老带新的方式培养编目员。使得大多数编目员都具备应有的业务水平。对部分不适合编目工作人员的岗位进行了调换，补充了新的编目员。新的工作流程比原来减少了工作环节，也节省了人员，每个工作环节人员结构合理，流程畅通，保证图书尽快与读者见面，避免原来因工作流程过长而产生的图书加工周期长、待编图书占用空间多，办公室零乱等现象。实践使我们体会到合理的工作流程有助于人力资源的有效使用，有助于编目员业务水平的全面发展，有助于编目质量与效率的提高。
2. 从落实岗位责任制入手，实施全方位质量检查
随着我馆与国家图书馆联合编目中心远程联机联合编目的开展，我馆书目数据面对的不再是本馆的工作人员和本馆的读者，而是全省和全国各类型图书馆的工作人员和读者，书目数据质量如何直接影响到我馆的形象。甚至可以说，网络环境下编目质量不仅是一个图书馆编目水平和管理水平综合能力的反映，更是网络环境下联机编目工作生存与发展的关键。目前参与国家图书馆联机联合编目的单位几十家或上百家，数据一旦上载，立刻就会有其他单位使用，如果在数据上载后发现错误，即使系统提供了纠错功能，在数据上载成功到发现错误、修改错误的这段时间里，也可能有其他成员馆使用了错误的数据，这将给其他用户带来一定的损失。如果一个编目系统中的数据质量较差，就会影响用户对编目中心的信任。如果一个成员馆提供的数据质量较差，中心就会取消它上传数据的资格。
基于上述考虑，我们把保证编目质量放在联机联合编目工作的首位。为提高编目质量，我们采取了以下措施：1)制定《采编部岗位设置与岗位规程》，要求每个工作人员都要在规程的约束下工作。该规程内容包括各岗位的工作内容、工作程序、工作方法、工作人员应具备的条件、工作质量和数量要求。同时制定《采编部奖金发放管理办法》，对违背操作规程、质量标准不达标、不完成工作任务的首先采取经济处罚，扣发奖金，同时把个人工作质量作为年度考核、下一年度岗位聘任的重要依据；2)建立严密的数据质量审校制度，层层把关，不在任何环节留下影响质量的空隙。我馆书目数据的生产实行分项多级审校制度。书目数据制作的每一环节都要经过严格的审校。特设的检查环节有著录审校、标引一审、标引二审、输出款目审校（著录、标引同时审校）、图书入藏前总检查。此外，每一工序都负有检查上一工序质量的责任。比如，验收的同时检查是否有相同图书的其他记录，以保证相同图书记录在编目系统中的唯一性；输出款目的同时检查基本著录项目是否有误、书次号分配是否正确、藏书地点分配是否正确；排插公务书名款目的同时检查同种书或不同版本图书是否有一书两入、多卷书归类不一等情况；藏书分配同时检查书、书标、款目是否一致。对套录数据实行一校全面检查，二校抽查制度。每项检查情况都记录在案，保存编目工作档案，按月统计错误率。3)利用计算机编目系统在编目管理工作中的功能，加强对书目质量的控制。规定每个人在编目系统中的用户名称，并使之个别化，长期固定，在每条记录上显示记录制作者的用户名称、记录制作时间；规定每个工作人员在编目系统中的工作权限，规定工作人员在个人权限内必须做什么，不能做什么；对著录格式的每一字段根据著录规则设置著录检测参数，对著录不符合标准的数据存盘时系统会自动提示存在问题，编目员可根据提示予以改正。严格的质量检查制度要求编目员必须增强质量意识，数据质量得到有效控制，几年来我馆书目数据的著录、标引误差率都得到有效控制。
3. 严格书目数据的规范化，加深文献内容的揭示程度
计算机编目系统有着较强的深入揭示文献内容与形式特征的功能，书目数据的规范化是资源共建共享的基础。联机联合编目只有建立在统一标准的基础上，才能使网络成员编制的书目数据相互交换，真正实现一次输入多次输出，一家输入多家输出的网络环境。我馆从1995年开始基本采用CNMARC格式著录，从１９９５年下半年开始我们按照《中国机读目录格式使用手册》的要求重新设置了所有的必备字段和部分非必备字段，书目数据的著录达到了完整级。随着我们对机读目录格式的认识，随着编目员水平的提高，我馆图书编目质量在不断提高。参与国家图书馆联合编目中心联机联合编目以后，我们严格按国家图书馆联合编目中心制定的《中文图书机读目录格式使用手册》制作书目数据，认真查重，保持同类图书的著录项目及分类、主题标引与国家图书馆联合编目中心一致；遇到疑难问题积极与编目中心的老师们研究和探讨，在著录格式的理解、著录字段的选择、记录单元的确定、标引规则的制定等方面达成共识，以提高书目数据的标准化程度，使我们生产的数据能够适应不同类型图书馆使用不同编目系统的要求。因此，我们对书目数据的规范化与标准化程度的要求越来越高，对图书内容特征和形式特征的揭示也越来越深入、详细。每一种图书都进行深入的主题分析和概念转换，而不是单凭书名、目次概括内容。我们还特别加强了3—字段（如责任者简介、内容提要等项目）的著录，每条数据的信息量都大大增加了。
4. 创建联合编目中心，促进地区书目数据资源共建共享
辽宁地区采编中心始建于1997年，当时因设备问题，无法开展联机联合编目，也因当时只认为采编中心就是图书集中采购和集中编目，没有开展其他工作，因而有积极性参加集中编目的图书馆不多，采编中心的工作也一直没有开展起来。后来，我们认真反思以往采编中心开展工作中存在的问题，重新审视采编中心的职能和作用。我们认为采编中心的主要职能应是书目数据的加工中心，同时也应当成为地区编目业务研究中心、编目工作新技术的推广中心、编目人员的培训中心、编目用品的供应中心。1999年底，采编部与省图书馆学会联合邀请省内公共图书馆和高校图书馆召开了“辽宁地区联合编目工作会议”，呼吁以我馆采编部为中心开展辽宁地区联合编目工作。采编部的这一倡议得到了与会代表的赞成。会后采编部开始以采编中心的名义，围绕上述几方面开展了工作,取得了一定的效果。但由于数据量缺乏，采编中心的主要职能没有得到很好的发挥。
2002年3月征得国家图书馆联合编目中心的同意，我馆创建了中国国家图书馆联合编目中心辽宁分中心，开始将工作重点放在书目资源的共建共享方面。编目中心授权辽宁分中心首先在辽宁地区公共图书馆有偿发行他们生产的书目数据，待条件成熟后，逐步扩大到辽宁地区其他类型图书馆。建立辽宁地区联合编目分中心以后，我省的中小型公共图书馆通过多种方式、低价位使用国家图书馆的书目数据和我馆自制的书目数据。针对辽宁地区大多数中小型图书馆技术条件差、购书量小等特点，我们采取多种措施开展联合编目工作。1.联机联合编目。用户通过辽宁省图书馆联合编目系统下载国家图书馆编目中心提供的数目数据、辽宁省图书馆馆藏书目数据。2.套录数据。为用户提供所需要的特定数据。这样，联合编目分中心的工作对辽宁地区一家一户的编目现状有所改变，也提高了编目质量，使我省的图书编目工作向着规范化、标准化、网络化的方向发展。
以上是我们开展联机联合编目工作情况、工作方法以及对这项工作感想的汇报，我们希望国图编目中心以及所有使用过我们上传数据的同行们对我们数据的质量提出宝贵意见。